Stap 4: Contacten

In dit artikel gaan we in op hoe je contacten of organisaties kan creëeren door deze één voor één aan te maken of door deze te importeren. 

Verder in dit artikel:

Contacten creëeren

Meerdere contacten importeren (csv bestand)

Stap 1: Creëer een excel bestand

Stap 2: Selecteer het csv bestand

Stap 3: Koppel de kolommen van het csv bestand met de bestaande velden in Suite

Stap 4: Controleer de import

Meerdere organisaties importeren (door middel van een csv bestand)

Contacten creëeren

In Suite kan je contacten creëeren door deze één voor één toe te voegen. Daarnaast kan je contacten ook in bulk toevoegen door deze te importeren door middel van een csv bestand. 

Bij Stap 1 is er een voorbeeld toegevoegd van een csv bestand

Ga naar "Relaties" in het menu. Kies voor het subtabje "Contacten". 

In dit overzicht heb je twee opties:

  • Contacten één voor één toevoegen: Klik op de knop "+ Contact"
  • Meerdere contacten importeren: Klik op de pijl naast de knop  "+ Contact" en klik op "Importeer Contact (csv)

Meerdere contacten importeren (csv bestand)

In Suite is het ook mogelijk om meerdere contacten tegelijk te importeren in een bulk door de contacten te uploaden via een csv bestand. 

Het is enkel mogelijk om nieuwe contacten te creëeren via een csv import. Het is niet mogelijk om bestaande contacten te updaten door middel van een csv import. Informatie updaten van een contact moet per contact worden gedaan. 

Stap 1: Creëer een excel bestand

Maak een excel bestand aan met in de eerste kolom alle contacten. Specificeer in de andere kolommen alle Suite velden die je wenst te importeren. 

Via deze link kan je een voorbeeld vinden van een csv bestand: Example_NewContacts_Import.csv

Zodra het bestand is aangemaakt kan deze worden geëxporteerd van een excel bestand naar een csv bestand. 

Goed om te weten: het is mogelijk om enkel specifieke kolommen te importeren van het csv bestand. Zie daarvoor stap 3. 

Wat Hoe te importeren
Checkbox (o.a. Nieuwsbrief, is docent) Noteer "TRUE" of "FALSE"
Labels Gebruik dezelfde labels als de labels die worden gebruikt in Suite zodra je labels toevoegd aan contacten. Niet bestaande labels worden genegeerd. Meerdere labels per contact toevoegen? Gebruik "/" om ze te onderscheiden (bijv. Software / Leidinggeven / Educatie). 
Organisatie Zorg ervoor dat organisaties al bestaan en op dezelfde manier zijn gespeld wanneer organisaties met contacten moeten worden gekoppeld. Niet bestaande organisaties worden genegeerd. 
Land Gebruik de 2 letters ISO land code. Voorbeeld: voor Nederland is dit "NL".
Select veld met meerdere antwoorden  Als er meerdere antwoorden moeten worden toegevoegd aan een contact veld, gebruik je "|" om deze te onderscheiden (bijv. Wiskunde | Biologie | Engels). Zorg ervoor dat alle antwoorden precies zijn gespeld als de antwoorden die zijn toegevoegd aan het desbetreffende veld.
Adres Vul in zowel de straatnaam als huisnummer (bijv. Kalverstraat 14)

Stap 2: Selecteer het csv bestand

Ga naar "Relaties". Selecteer in het submenu "Contacten" en klik op "Importeer contact (csv)"

Vervolgens kom je in een aparte pagina "Contacten importeren". 

Hierin kan je een aantal dingen doen:

  • Selecteer CSV document: Kies het csv bestand dat je hebt aangemaakt (dit kan geen excel bestand zijn)
  • Organisatie: Kies aan welke organisatie je alle contacten wil koppelen in het csv bestand.

    Het is mogelijk om alle contacten te koppelen die worden genoemd in het csv bestand aan 1 organisatie. Kies welke organisatie op deze pagina.

    Als contacten in het csv bestand aan andere organisaties moeten worden gekoppeld kan je een kolom toevoegen aan het csv bestand waarin je de organisatie specificeert. In dit geval, laat je het veld "Organisatie" leeg. 
  • Scheidingskarakter: Kies hier welk scheidingskarakter je gebruikt in het csv bestand. Vaak wordt ";" of "," gebruikt. 

Stap 3: Koppel de kolommen van het csv bestand met de bestaande velden in Suite

Selecteer voor elke kolom het juiste veld in Suite. Zelfs als er een kolom is genaamd "Notities" kan deze gekoppeld worden aan het "Opmerkingen" veld. Als je dat veld niet selecteert dan wordt de kolom genegeerd in de import. 

Tijdens het koppelen zijn er een aantal dingen die je kunt doen:

  • Check of alle aangemaakte velden, organisaties en labels al bestaan in Suite, voordat je de nieuwe contacten importeert
  • Zorg ervoor dat het vinkje aan staat bij "Eerste regel overslaan". Dit zal de eerste rij negeren van je csv bestand, omdat dit vaak gebruikt wordt voor de titel van de kolom 
  • Deze pagina laat alleen de eerste drie rijen zien van het csv bestand om de juiste kolommen te selecteren van het csv bestand met de juiste velden in Suite

Zodra alle velden die geïmporteerd moeten worden zijn gekoppeld, kan je naar beneden scrollen om vervolgens op de blauwe knop "Controleren" te klikken.

Tip: als de pagina er uitziet zoals op onderstaande afbeelding, probeer dan een ander scheidingskarakter:

Stap 4: Controleer de import

In deze laatste stap kan je de import controleren. Wanneer de contacten met de kleur groen zijn gemarkeerd is de status goed. Dat betekend dat de contacten zullen worden geïmporteerd en dat de data klopt. 

Goed om te weten: Zodra je een organisatie hebt geselecteerd, bijvoorbeeld Shell voor James Johnson en Shell bestaat niet in Suite, kan de status nog steeds goed zijn. Alleen James zal niet gekoppeld worden aan Shell, omdat het nog niet bestaat. Daarom is het belangrijk om altijd eerst de import te testen met een paar contacten, voordat alle contacten worden geïmporteerd. 

Zodra een contact is gemarkeerd met de kleur rood, betekent dit dat deze contacten niet zullen worden geïmporteerd:

  • "Email is al in gebruik": Deze contacten kunnen niet worden geïmporteerd, omdat ze al bestaan in Suite. Het email adres moet uniek zijn.
  • Signup answers [0] value Topic has no valid answer": Dit betekent dat antwoorden voor de velden worden geïmporteerd die niet bestaan in Suite. Daarom zullen deze contacten niet worden geïmporteerd. 

In onderstaand screenshot is er een voorbeeld te zien. James en Mark uit het voorbeeld worden geïmporteerd in Suite. Om de andere contacten toch te kunnen importeren is het mogelijk om de kolommen aan te passen of om de import te verwijderen en het csv bestand aan te passen.

Meerdere organisaties importeren (door middel van een csv bestand)

Naast contacten is het ook mogelijk om meerdere organisaties in een keer te importeren. 

Ga hiervoor naar "Relaties". Kies vervolgens het subtabje "Organisaties" en klik op "Importeer Organisaties (csv)".

Om organisaties te importeren kunnen dezelfde stappen gevolgd worden als wanneer contacten worden geïmporteerd. Het enige verschil is in Stap 3, waarin je andere Suite velden moet koppelen aan de cvs kolommen (de data voor organisaties)

Vragen of feedback?
Neem dan contact met ons op door te mailen naar suite@springest.nl. Wij staan je graag te woord!