Stap 8: Automatische Email Templates in Suite

In dit artikel gaan we uitgebreider in op het gebruik van automatische email templates in Suite.

Verder in dit artikel:

Wat zijn Email Templates?

Email Templates terugvinden in het account

Email Templates aanpassen

Afzender email adres instellen

Deelnemers handmatig mailen (buiten de email template om)

Wanneer en naar wie worden email templates verstuurd?

Wat zijn Email Templates?

Email templates zijn emails die automatisch worden verstuurd nadat een actie wordt uitgevoerd.

Er staan een aantal email templates klaar in Suite die gebruikt kunnen worden. Het is niet mogelijk om andere email templates toe te voegen.

Een email template kan bestaan uit normale tekst, afbeeldingen, bijlagen en tags.

đź’ˇ Tags zijn aanduidingen voor informatie. Dit betekent dat de informatie kan verschillen per contact. Bijvoorbeeld: de tag {{Cursist: volledige naam}} vervangt de aanduiding voor elk contact naar de volledige naam die bekend is in het Suite account.

Email Templates terugvinden in het account

Ga naar je instellingen.

Selecteer in het overzicht "Email Templates".

Hier kan je het overzicht vinden van alle bestaande email templates en kan je het volgende doen:

  • Kies welke email templates je wil gebruiken door middel van de switch om deze te activeren of uit te zetten. Sommige kan je niet aan- of uitzetten, deze email templates worden namelijk altijd geactiveerd door een bepaalde actie in Suite.

Daarnaast zijn er een aantal kolommen zichtbaar:

  • “Actie”: Deze kolom beschrijft de actie die wordt gedaan waardoor de email template wordt verzonden
  • “Aan”: Deze bestaat uit tags en laat zien naar welk email adres de mail zal worden verstuurd
  • “Onderwerp”: Hier is het onderwerp zichtbaar van de mail. Het onderwerp kan worden veranderd.

  • Email Templates aanpassen

    Het is mogelijk om een email template aan te passen. Door te klikken op de actie opent de email template zich in een apart venster.

    Hierin kan je de volgende dingen aanpassen:

  • Verander het onderwerp: In het onderwerp is het mogelijk om tags toe te voegen door rechts te klikken op het “tag” icoontje
  • Verander het bericht: In het bericht kan je foto’s importeren en tags gebruiken voor specifieke informatie. Het is goed om te weten dat het niet mogelijk is om alle tags te gebruiken in elke email template.
  • Verander de bijlagen: Voeg toe en verwijder bestaande bijlagen.

  • In onderstaand screenshot zie je een voorbeeld van een mail die is uitgestuurd:

    Afzender email adres instellen

    Zodra een mail wordt verstuurd zal het email adres wat is ingesteld als afzender gebruikt worden als reply adres.

    Het email adres kan je instellen. 

    Ga naar je "Instellingen". Kies vervolgens voor "Bedrijfsgegevens". Vul bij de Contactgegevens het email adres in en sla het op. De mails zullen dan in het vervolg vanaf dat adres worden verzonden.

    Deelnemers handmatig mailen (buiten de email template om)

    Zodra inschrijvingen zijn gedaan voor een cursus is er de mogelijkheid om de emailadressen handmatig te kopiëren.
    Dit doe je door een cursus te selecteren. In het submenu klik je op "Inschrijvingen". In het overzicht van de deelnemers heb je twee opties, nadat je de deelnemers hebt geselecteerd door de vinkjes aan te klikken:
    • Kies voor "Kopieer e-mail". Deze optie zorgt ervoor dat je de email adressen kopieert. Deze kan je uiteindelijk in een mail plakken
    • Klik op de 3 puntjes helemaal rechts. Hier krijg je de optie 'Verstuur e-mail'. Deze wordt gekoppeld aan jouw persoonlijke email

    Wanneer en naar wie worden email templates verstuurd?


    Contact aangemaakt {{user. email}}  
    Deze email wordt elke keer verstuurd als je een nieuw contact hebt aangemaakt. Deze email zal alleen verstuurd worden als het vinkje is aangevinkt voor “Email inloggegevens naar contact”, zoals te zien in de screenshot. De email wordt gelijk verzonden nadat je een contact hebt opgeslagen.

    Order aangemaakt {{order.creator.email}} 
    Deze email wordt verstuurd zodra je klikt op “sla op en bevestig” of wanneer je de order opslaat. Het wordt verstuurd naar degene die de order heeft aangevraagd.
    Order aangemaakt {{educator.notifiable_administrator_emails}}
    Deze email wordt verstuurd zodra je klikt op “sla op en bevestig” of wanneer je de order opslaat. Deze wordt verstuurd naar alle beheerders dat het volgende hebben aangevinkt: “Ontvangt een mail bij nieuwe inschrijvingen en brochure aanvragen”

    Order bevestigd {{order.creator.email}}
    Deze email wordt verstuurd als je een order hebt bevestigd. De email wordt verstuurt naar degene die de order heeft aangevraagd.
    Inschrijving aangemaakt {{enrollment.student.email}}
    Zodra een inschrijving is bevestigd voor een cursus, zal deze mail gestuurd worden naar alle inschrijvingen van de desbetreffende order
    Inschrijving geannuleerd {{enrollment.student.email}}
    Deze email wordt verstuurd zodra een inschrijving is geannuleerd en wordt verzonden naar het mailadres van de inschrijving.
    Brochure aangevraagd {{lead.email}} 
    Deze email wordt verstuurd als iemand een brochure heeft aangevraagd en wordt verzonden naar het mailadres van de aanvraag
    Brochure aangevraagd {{educator.notifiable_administrator_emails}}
    Deze wordt verstuurd naar alle beheerders dat het volgende hebben aangevinkt: “Ontvangt een mail bij nieuwe inschrijvingen en brochure aanvragen”
    Factuur versturen {{invoice.account.invoice_email}}
    Deze email wordt verstuurd als je klikt op de optie “Factuur per e-mail” zodra je een factuur opent. Daarom kan het niet worden uitgezet. De factuur zal standaard worden toegevoegd aan de email in pdf en ubl format. Dit kan worden verwijderd.

    De email wordt verzonden naar:
    • Order voor een organisatie: het email adres dat is vermeld onder het factuuradres van de organisatie.
    • Persoonlijke order: het email adres van het contact dat de order heeft aangevraagd

    Betalingsverzoek versturen {{payment.invoice.account.invoice_email}}
    Zodra je een factuur opent met de status Open is het mogelijk om een betalingsverzoek te sturen per email. Door te klikken op deze knop zal de email template worden verstuurd. Daarom kan het niet worden uitgezet. De factuur zal standaard worden toegevoegd aan de email in pdf en ubl format. Dit kan worden verwijderd.

    De email wordt verzonden naar:
    • Order voor een organisatie: het email adres dat is vermeld onder het factuuradres van de organisatie.
    • Persoonlijke order: het email adres van het contact dat de order heeft aangevraagd
    Betaling bevestigd {{payment.invoice.account.invoice_email}}
    Zodra een betaling is bevestigd wordt deze email verstuurd. De factuur zal standaard worden toegevoegd aan deze email in pdf en ubl format.

    Het zal worden verzonden naar:
    • Order voor een organisatie: het email adres dat is vermeld onder het factuuradres van de organisatie.
    • Persoonlijke order: het email adres van het contact dat de order heeft aangevraagd 
    Taak toegewezen {{task.assignee_email}} 
    Als er een nieuwe taak wordt toegewezen aan een contact wordt deze email verzonden aan het contact aan wie de taak is toegewezen.
    Taak gewijzigd {{task.subscriber_emails}}
    Zodra een taak wordt gewijzigd wordt deze email verstuurd. Wanneer een gewijzigde taak is opgeslagen zal deze worden verzonden aan het contact aan wie de taak is toegewezen.
    Taak deadline {{task.assignee_email}}
    Deze email wordt een dag van te voren verstuurd voor de deadline van de taak van het contact aan wie de taak is toegewezen.
    Wachtwoord-reset verzocht {{authentication.user.email}}
    Wanneer er wordt geklikt op “Nieuw wachtwoord sturen” of “Verzend inloggegevens” zal deze email geactiveerd worden. Vandaar dat deze email template niet uitgezet kan worden. Het zal verstuurd worden naar het mailadres van het contact.

    Vragen of feedback?
    Neem dan contact met ons op door te mailen naar suite@springest.nl. Wij staan je graag te woord!