Navigatie binnen het Suite account

In het menu vind je alle instellingen terug van jouw Suite account. In dit artikel nemen we je kort en bondig mee door al deze verschillende opties. 

Verder in dit artikel:

Navigatie

Thuisknop

Opportunities

Orders

Relaties

Cursussen

Facturen

Taken

Thuisknop

Door te klikken op de 'Thuisknop' kom je terecht bij de algemene kalender met alle bestaande bijeenkomsten. Door te klikken op het tabje ‘Docenten’ in het submenu kan je alle ingeplande bijeenkomsten zien per docent.

Opportunities

Hier vind je alle opportunities. Een opportunity kan gezien worden als een verkoop mogelijkheid. Het kan namelijk iemand zijn die geïnteresseerd is in het volgen van een cursus of programma, maar nog niet is ingeschreven of op de wachtlijst gezet kan worden als de cursus al vol is. 

Opportunities kunnen aangemaakt worden in het account zelf, maar ook via de website. Een voorbeeld om dit te kunnen implementeren is om een formulier aan te maken met "voorlopige reservering" of "houd mij op de hoogte" op de website. 

Het nummer in het menu geeft een indicatie van hoeveel opportunities er zijn. In het submenu kan je bij het tabje "labels" nieuwe labels aanmaken specifiek voor de opportunities. 

Orders

In het submenu zijn er 3 tabjes: 

  • "Nog bevestigen": In dit tabje staan alle bestaande orders die zijn aangevraagd. Het nummer in het menu geeft aan hoeveel orders er nog bevestigd moeten worden. 
  • "Alle orders": Dit laat een tabel zien met alle orders. Hier kan je alle data exporteren in een excel bestand dat zal bestaan uit alle data van orders en inschrijvingen. 
  • "Labels": Hier kan je specifieke labels creëren voor de orders. Labels zijn een manier te categoriseren binnen Suite. Labels kunnen gekoppeld worden aan o.a. orders en cursussen. Hierdoor kan er makkelijk uit het overzicht gefilterd worden op bijvoorbeeld periode, niveau of onderwerp.

Een order kan aangemaakt worden door middel van het inschrijfformulier of in het Suite account zelf door de beheerders. Zodra een deelnemer de website bezoekt is het mogelijk om direct in te schrijven voor een cursus door het inschrijfformulier in te vullen. Deze order krijgt altijd de status 'aangevraagd'. Een beheerder kan deze bevestigen in Suite, zodat de inschrijving officieel is bevestigd. 

Een andere manier om een inschrijving handmatig toe te voegen in Suite is door te klikken op "+ Order" bij orders. Op deze manier is het ook mogelijk om meerdere studenten in te schrijven voor cursussen en programma's. 

Een order kan verschillende statussen hebben:

  • Aangevraagd: Alle aanmeldingen van een order die nog niet bevestigd zijn
  • Bevestigd: De hele order met inschrijvingen die bevestigd zijn. Deze inschrijvingen zijn officieel
  • Geannuleerd: De order was bevestigd maar is geannuleerd
  • Afgewezen: De aangevraagde aanmeldingen van een order zijn afgewezen

Relaties

 In het submenu vind je alle contacten en organisaties terug. Dit geldt ook voor docenten en studenten. Er zijn twee tabjes voor labels; een voor organisaties en een voor contacten. Een docent is in feite al een contact, maar alleen dan is in het profiel ‘docent’ aangevinkt.

Meeste van de contacten hebben een eigen account om in te kunnen loggen. Er is ook een mogelijkheid om een contact aan te maken zonder login. Zodra je een contact aanmaakt heb je de mogelijkheid om het blauwe vinkje voor "Email inloggegevens naar contact" uit te zetten. Dat betekent dat het contact geen wachtwoord aan kan maken en daardoor ook niet in kan loggen. 

Organisaties kunnen meerdere contacten hebben. Omgekeerd kan een contact weer gekoppeld zijn aan meerdere organisaties. Daarom kan je ook kiezen voor een of meerdere key contacten binnen een organisatie die alle informatie kunnen inzien van alle contacten van de bijbehorende organisatie.

Cursussen

Maak cursus templates, cursussen en labels aan in het tabje "Cursussen". 

  • "Cursus templates": Dit bevat alle cursus templates die zijn gecategoriseerd. Hier kan je een nieuwe categorie toevoegen en een cursus template. Een cursus template is de algemene informatie van een cursus die gebruikt kan worden op de website. De nummers op rechts achter elke categorie in het menu geeft aan hoeveel templates hieraan zijn toegevoegd.

    Een categorie kan gebruikt worden voor cursus templates of voor meerdere programma's. Een categorie kan ook bestaan uit subcategorieën. De categorieën die je definieert in Suite worden automatisch toegevoegd in Canvas. Categorieën kunnen ook gebruikt worden op de website/catalogus om de cursussen te groeperen. Dit kan het makkelijker maken voor de gebruikers om te zoeken naar een specifiek onderwerp.  

    De blauwe ‘switch’ geeft aan of er een volledige categorie is gepubliceerd op de website of slechts de template. Dit betekent ook dat het beschikbaar is voor inschrijvingen, omdat de inschrijfformulieren beschikbaar zijn voor deze templates. Met de drie streepjes naast de 'switch' is het mogelijk om de volgorde aan te passen van de categorieën of templates, ook in een categorie zelf.

  • "Cursussen": Deze tabel laat alle geplande/lopende/afgesloten/geannuleerde cursussen zien. Voor elke cursus zie je de inschrijvingen terug.

    Een inschrijving kan ook verschillende statussen hebben:

    • Aangevraagd: Nog niet ingeschreven
    • Bevestigd: Ingeschreven, maar is nog niet gestart met de cursus
    • Lopend: Ingeschreven en begonnen met de cursus 
    • Afgesloten: Ingeschreven en klaar met de cursus 
    • Geannuleerd: Niet meer ingeschreven


  • "Labels": In dit tabje kan je specifieke labels creëren voor de cursussen

In de cursus zelf kan je uiteindelijk bijeenkomsten toevoegen. Een bijeenkomst kan online of offline zijn en bestaat uit een datum, tijd, locatie en docenten. Studenten kunnen zich niet inschrijven voor bijeenkomsten, daarom kan er ook geen prijs worden toegevoegd aan een bijeenkomst. Bijeenkomsten zijn de enige ingeplande events dat je kan terugzien in de kalender. Dit zal ook automatisch worden gesynchroniseerd met de kalender in Canvas. 

💡 Tips: In dit artikel lees je meer over hoe je cursussen kan aanmaken: Cursussen toevoegen in Suite

Facturen

Deze tabel laat alle facturen zien die zijn aangemaakt. Je kan zoeken met een specifieke filter om vervolgens de lijst van facturen te exporteren via excel. Door de facturen aan te vinken kan je kiezen of je een factuur wil verzenden, een betalingsverzoek wil sturen of een factuur wil verwijderen.

Een concept van een factuur zal worden aangemaakt zodra een order is aangemaakt waar een prijs aan is toegevoegd. 
Een factuur kan verschillende statussen hebben:

  • Concept: Nog niet verzonden
  • Open: De factuur is verzonden, maar nog niet betaald
  • Betaald: De factuur is verzonden en betaald
  • Verlopen: De factuur is verzonden, maar de deelnemer heeft de betaling niet op tijd volbracht 
  • Verwijderd: Het concept van de factuur is verwijderd. Deze is ook nooit verzonden. 

Taken

Maak taken aan en wijs deze toe aan een contact. Je kan de taken koppelen aan een cursus template of cursus met een vervaldatum en beschrijving. Deze taken zijn specifiek voor de gebruikers in Suite. 

De taken die zijn aangemaakt kan je terugzien in de tijdlijn van een specifiek onderwerp.

Vragen of feedback?
Neem dan contact met ons op door te mailen naar suite@springest.nl. Wij staan je graag te woord!