Werkwijze Groepstrainingen

Voor een aantal zakelijke klanten verzorgt Springest Groepstrainingen. Dit heeft de Management Training Service. Dit artikel legt de werkwijze voor aanbieders uit.

In dit artikel:

Waarom wordt Springest betrokken bij het proces?

Tot stand komen van de opdracht

Account aanmaken en de Springest Self Service Overeenkomst accepteren

Inschrijven

De training afspraken zijn gewijzigd. Wat nu?

Inschrijving inzien

Facturatie
Facturatie via Springest
Uitzonderingen
Persoonsgegevens

Waarom wordt Springest betrokken bij het proces?

Alle zakelijke klanten die Springest hebben gekozen als Learning Management System hebben meerdere overkoepelende redenen: 
  • Aanbod: met een online leerportaal hebben alle medewerkers toegang tot een actueel aanbod van alle opleidingen en cursussen van hun leveranciers.
  • Inkoop: het leveranciersmanagement wordt uitbesteed aan Springest, inclusief contracten, samenwerkingsafspraken en onderhandelingen met betrekking tot kortingen en beheer.
  • Opleidingsadvies: Springest beschikt over de kennis en expertise om individueel advies uit te brengen aan gebruikers van het leerportaal.
  • Administratie: het aanleveren van inzichtelijke rapportages over opleidingen.
  • Facturatie: alle boekingen en facturen worden afgehandeld door Springest (dit geldt overigens niet voor Sweco).

Tot stand komen van de opdracht

Springest ontvangt van een zakelijke klant de aanvraag voor de groepstraining. Dat betekent dat de medewerkers al een aanbieder hebben gekomen. Springest zal contact opnemen met de aanbieder om de details van de aanvraag en de afronding te bespreken.

Springest account en de Self Service Overeenkomst accepteren

Indien u een nieuwe opleider bent zal Springest voor u een aanbieder account maken. Daarna wordt u gevraagd om de Self Service overeenkomst te ondertekenen. Dit is onder andere nodig om de facturatie uit handen te nemen voor onze zakelijke klant. 
Bij het ondertekenen van de self service overeenkomst gaat u akkoord met:
  • Facturatie via Springest;
  • Een betaaltermijn van 60 dagen;
  • Bij het gebruik van andere diensten (indien gewenst) brengt Springest kosten in rekening.
Bij het ondertekenen van de self service overeenkomst gaat u niet akkoord met:

Inschrijven

Op basis van de aanvraag maakt Springest een product aan in de Admin. Dus niet u zelf. U hoeft alleen het gemaakte product goed te keuren. Daarvoor nemen wij wederom contact met u op. Controleer: 

  • Titel van de groepstraining. Deze dient herkenbaar te zijn voor zowel u als de deelnemers.
  • Data, tijden en locatie. Deze worden opgenomen in het leerproduct, zo zijn de deelnemers hiervan op de hoogte.
  • Groepsprijs/BTW. Hierbij is het van belang dat de groepsprijs exact overeenkomt met de factuur. Bij inschrijving gaan de medewerkers akkoord met de prijs. Nadat de deelnemers zijn ingeschreven kan de prijs niet meer worden aangepast. Alle kosten dienen hierbij inbegrepen te zijn, ook eventuele reis-, materiaal-, examen-, arrangements- en certificering kosten. Let op: over deze service rekent Springest geen kosten en/of korting. De prijs die u factureert is het bedrag wat u ontvangt.
  • Omschrijving van de training in minimaal 100 woorden. Zo weten de deelnemers wat ze kunnen verwachten. U kunt hier ook deelnemers informeren hoe zij zich eventueel kunnen voorbereiden.

De deelnemers worden pas ingeschreven ná uw akkoord per mail. Als de deelnemers zijn ingeschreven gaan zij akkoord met de prijs. 

Nadat u de training heeft gecontroleerd zijn er zijn twee manieren waarop de deelnemers worden ingeschreven:
  • De aanvrager deelt de deelnemerslijst, Springest schrijft deze in. 
  • De productpagina op het leerportaal wordt gebruikt als promotie onder potentiële deelnemers. De deelnemers schrijven zich zelf in voor de start van de training. Springest brengt u op de hoogte dat deelnemers zich inschrijven.

--> Als een deelnemer is ingeschreven ontvangt u een mail met de details van de inschrijving + facturatie uitleg.

De training afspraken zijn gewijzigd. Wat nu?

Als er wijzigingen zijn in de data, (aantal) deelnemers, inhoud en/of prijs, laat dit dan weten aan ons via mts@springest.nl. 

Inschrijving inzien

  • U kunt de link in de mail gebruiken (screenshot)
  • U kunt de inschrijving bekijken via het Leads & Inschrijvingen overzicht. Door gebruik te maken van de filters, kunt u bepaalde groepen vinden. Let op: vergeet niet om het filter voor de datum ver genoeg terug te zetten dat alle inschrijvingen binnen de data vallen. Zie hier een voorbeeld.

Facturatie

  • U maakt een factuur op voor de gehele groep. 
  • In de mail die u ontvangt als er een inschrijving binnen is, vind u de facturatie instructie.
  • Verloopt de facturatie niet via Springest, dan kunt u de instructie in de mail volgen

Facturatie via Springest

Als de facturatie via Springest verloopt, kunt u de factuur in de Admin uploaden als of alle deelnemers zijn ingeschreven, of als de startdatum gepasseerd is. 

U kunt één inschrijving openen, en de factuur uploaden voor de gehele groep. U ziet de deelnemers die gekoppeld worden: 

Factuureisen

De praktisch uitleg hiervan wordt in een ander artikel beschreven.

Artikel: Facturatie voor inschrijvingen via Springest Go 

Uitzonderingen

Er is sprake van een uitzondering als een van de onderstaande punten van toepassing is

  • Definitieve aantal deelnemers pas bekend nadat de training heeft plaatsgevonden.
  • Er wordt geen groepsprijs gehanteerd, maar een prijs per persoon.

In bovenstaande geval dient de aanbieder de presentielijst en de definitieve prijs met Springest te delen. Springest schrijft de deelnemers in, waarna u kunt factureren. Dit gebeurt vaak bij bijvoorbeeld NEN, BHV en EHBO-trainingen.

Persoonsgegevens

In sommige gevallen deelt de zakelijke klant van Springest de contactgegevens van zijn werknemers niet. Dit is in verband met de privacy wetgeving. Indien u cursusmateriaal opstuurt dient u de adresgegevens zelf op te vragen bij de deelnemers. Dit kan per e-mail, deze wordt altijd gedeeld in de inschrijvingspagina.

Vragen of feedback?
Neem dan contact met ons op door te mailen naar support@springest.nl. Wij staan u graag te woord!

Heeft dit uw vraag beantwoord? Bedankt voor uw feedback. Als u nog vragen heeft: stel ze gerust hieronder. Sorry, uw feedback kon niet worden verstuurd. Probeer het later nog eens.