Startdata en locaties via CSV/Excel uploaden

Het komt vaak voor dat eenzelfde training meerdere startdata en/of locaties heeft. Het onderhouden van deze data of het aanmaken van deze data in Springest kan veel tijd kosten. Daarom is het nu mogelijk om startdata te importeren met een CSV/Excel bestand. Dit artikel ligt toe hoe u dat doet:

In dit artikel:

De startdate importer

Veelgestelde vragen

Voor wie?

De startdata importer is gemaakt voor opleiders zonder een XML feed. Wanneer u gebruik maakt een geautomatiseerde xml feed verwachten wij dat de data via de xml bijgewerkt wordt. In verreweg de meeste gevallen is het niet mogelijk de startdata importer te gebruiken in combinatie met een xml import. Er zijn een aantal uitzonderingen mogelijk wanneer het gaat om 'online' startmomenten of om trainingen met 'startgarantie'. Neem hiervoor contact op met datasupport@springest.com

Startdate importer:

1. Waar vindt u de startdata importer?

U vindt de importer in de admin, onder het kopje 'producten' en dan ' startdata importeren'.

2. Voorwaarden voor het CSV bestand

Verplichte velden voor het CSV bestand:

  • Springest_product_id: Het ID van het product kunt u terugvinden door uw aanbod op Springest te  exporteren naar CSV. Maakt u gebruik van een XML-import, dan kunt u ook de ID's gebruiken welke u daarin meegeeft. Waarde: numeriek.
  • Startdate: de datum waarop het product start. Datum: is altijd 8 cijfers.
  • Enddate:  de datum waarop het product eindigt. Datum: is altijd 8 cijfers. 
  • Location: locatie waar het product wordt afgenomen. Waarde: string (stad).

Optionele velden voor het csv bestand: 

  • Provider startdate ID: een unieke code per startdatum, door u gekozen. Het ID wordt gebruikt om de gegevens op een startdatum een volgende import aan te kunnen passen, denk bijvoorbeeld aan geannuleerde dagen of gemaakte fouten. Waarde: string.
  • Online: hiermee geeft u aan of een training op een gewenste datum op afstand plaatsvindt. Bijvoorbeeld via Zoom.
    waarde: TRUE or FALSE 
  • Startdate is month only: hiermee geeft u aan of een startmoment de hele maand kan plaatsvinden. waarde: TRUE or FALSE 
  • Enddate is month only: hiermee geeft u aan of dat de laatste dag de hele maand kan plaatsvinden. waarde: TRUE or FALSE 
  • Startdate is guaranteed: hiermee geeft u aan dat dit startmoment gaat plaatsvinden, ongeacht het aantal inschrijvingen.
    waarde: TRUE or FALSE

3. bestand uploaden

Bij stap 3 kunt u het bestand uploaden. U kunt dit doen door te klikken op 'bestand uploaden', of door het bestand in de pagina te slepen. De importer zal nu een voorbeeld genereren van uw bestand. Dat zou er als volgt uit moeten zien:

Mocht uw preview niet kloppen, kan het zijn dat de importer uw bestand niet op de juiste manier 'inleest'. U kund dan de invoer bij 'separator' wijzigen.

Selecteer de naam van uw aanbieder, en klik op 'volgende'

4. Velden mappen 

Bij deze stap kunt u de velden 'mappen'. Zorg dat u in de rij 'jouw kolomnaam' in ieder geval bij de verplichte velden een keuze maakt uit het keuzemenu. Bent u hiermee klaar, dan kunt u de Import starten. 

5. Startdata geimporteerd!

Nadat u op 'Import starten' heeft gedrukt, wordt u weer teruggestuurd naar de overzichtspagina. U krijgt hier te zien of de import volledig gelukt is. Als u de import uitklapt, krijgt u een overzicht te zien van alle data. 

Tips:

  • Gebruik altijd volledige datums met 8 cijfers. Dus WEL 01-01-2020 maar NIET 01-2020 en ook niet 01-01-20.
  • Let op de gebruikte scheidingstekens. U kunt een forward slash / een punt . of een een koppelteken - gebruiken. Gebruik nooit een komma, een puntkomma; of een dubbele punt:
  • U kunt zelf kiezen om eerst de jaren of eerst de dagen te noteren DD/MM/YYYY of YYYY-MM-DD. Let erop dat u de maanden en dagen voor alle producten op dezelfde wijze heeft genoteerd. Tijdens de veldmappings kunt u zelf kiezen welke notatie u gebruikt heeft. 
  • Is het bestand wel opgeslagen in een van de mogelijke formaten: csv, .xls, of.xlsx. Csv heeft altijd de voorkeur en is aan te raden als er problemen optreden.
  • Gebruik een startdatumID zodat u later bestaande startdata kunt aanpassen/updaten.

Een voorbeeld bestand vind u hier.

Krijgt u nog steeds een foutmelding, of geen preview te zien? Mail dan een screenshot van uw gehele scherm, samen met het bestand wat u probeert te uploaden, naar support@springest.nl

Veelgestelde vragen:

1. Kan ik meerdere startdata voor 1 training toevoegen?

Wanneer een training dus meerdere startdata heeft kan je dat simpelweg aangeven door dezelfde ID te gebruiken op een nieuwe regel in het bestand. 

springest_product_id provider_startdate_id startdate enddate location
123456 event-101 2018-12-23 
2018-12-23 
Amersfoort
123456 event-102 2018-12-23 
2018-12-23 
Amsterdam
455568 event-201 2018-12-23 
2018-12-23 
Utrecht


2. Worden reeds ingevoerde startdata automatisch weggehaald?

Nee, bestaande startdata worden niet verwijderd na het importeren. Startdata die verlopen zijn worden wel automatische verwijderd.

Met de importer kunt u:

  • nieuwe startdata importeren
  • Startdate updaten/wijzigen met behulp van het veld: provider_startdate_id


3. Voor welke type producten?

Alleen voor producten die als ' open inschrijving' staan gemarkeerd zijn startdata van belang. Voor alle overige producten hebben we ervoor gekozen om nooit startdata te tonen op onze website. Dit geld ook voor In-company producten aangezien dit maatwerk producten zijn waarbij het product qua grootte en datums af te stemmen is op de wensen van de koper.

4. Waarom is er geen correcte preview van het bestand? 

Waarschijnlijk krijgt u een error melding met iets in de trend van ' er is een onbekende fout opgetreden'. 
Heeft u gelet op het volgende:

  • De 4 verplichte velden zijn overal ingevuld 
  • Alle data zijn in hetzelfde formaat ingevuld en altijd met 8 cijfers
  • Alle data zijn in de toekomst
  • Alle regels van het bestand zijn compleet ingevuld
  • Er zijn geen komma's of puntkomma's gebruikt in de invoervelden
  • Er staat geen data buiten de gebruikte matrix (in velden zonder titel)
  • U gebruikt een van de toegestane  bestandstypes:csv, .xls, of.xlsx


5. Waar staat het Springest Product ID?

U vind het Springest Product ID op de pagina van het product bewerken. U kunt het product ID ook terugvinden in de URL. U kunt hier een CSV bestand downloaden van het volledige trainingsaanbod. Dan heeft u in 1 keer een overzicht van alle product ID's.