Automatische facturatie met UBL (Universal Business Language)

Dit artikel is een aanvulling op het algemene artikel over  Facturatie voor inschrijvingen via Springest Go.

Upload u de facturen liever niet handmatig, of moet u vele facturen per maand uploaden? Naast het handmatig uploaden van facturen in de admin is het mogelijk om de factuur in  UBL te versturen naar  goinvoicing@springest.nl. Hieronder leest u aan welke eisen de XML van een factuur moet voldoen om automatisch verwerkt te worden.

Als u facturen wilt versturen via UBL, controleer dan eerst of uw facturatie-systeem dit ondersteunt. Een facturatie-systeem als  Moneybird ondersteunt dit bijvoorbeeld, maar dit is niet voor alle systemen het geval. Weet u dit niet zeker? Schakel dan met uw development team over het versturen van facturen in UBL.

Wat is UBL? 

UBL, Universal Business Language, is een standaard die bedoeld is voor het aanleveren van een factuur in XML. Met behulp van deze standaard is het mogelijk om de benodigde gegevens van een factuur automatisch uit te lezen en te verwerken.

Waaraan moet de XML voldoen?

Naast de standaard informatie die vereist wordt in de UBL, vereisen we extra informatie die nodig is om de factuur direct te verwerken: 

  • Inschrijvingsnummer: Op iedere factuur behoort u het inschrijvingsnummer te plaatsen. Het inschrijvingsnummer kunt u toevoegen aan het veld Item >> Name en/of Item >> Description

  • Factuuradres: Het factuuradres moet overeenkomen met het factuuradres zichtbaar in de mail/admin

De adresgegevens voor zakelijke Springest Go klanten is: 
(t.a.v.)  Naam van de organisatie 
Van Diemenstraat 192 
1013 CP Amsterdam

  • Kosten van het product: De kosten van het product moeten overeenkomen met de kosten in de admin (in ons systeem). 

Bekijk voorbeeld factuur in XML

Hoe werkt het?

Nadat u een inschrijving van een Go klant heeft ontvangen, waarvoor de facturatie via Springest verloopt, zijn de volgende stappen en acties bepaald:

  • Opleider verstuurt een factuur in XML naar goinvoicing@springest.nl
  • Springest controleert of de XML voldoet aan de standaardeisen
  • Springest controleert het factuuradres
  • Springest controleert op aanwezigheid van een inschrijvingsnummer
  • Springest controleert de opgegeven kosten op basis van het inschrijvingsnummer
  • De XML wordt automatisch verwerkt en in de admin geupload als aan alle eisen voldaan is

Mocht een van de genoemde punten na controle door Springest niet kloppen, dan krijgt u per mail feedback. De factuur wordt pas in behandeling genomen als aan alle punten voldaan is.

Foutmeldingen:

Foutmelding Omschrijving
Prijs (exclusief BTW) incorrect Het totale bedrag exclusief BTW op de factuur komt niet overeen met het bedrag van het product in de admin
Prijs (inclusief BTW) incorrect Het totale bedrag inclusief BTW op de factuur komt niet overeen met het bedrag van het product in de admin
Totaal bedrag incorrect Het totaal bedrag te factureren komt niet overeen met het totale bedrag in de admin
Bedrijfsnaam incorrect Bedrijfsnaam van de Go klant op de komt niet overeen met de factuurgegevens in de admin
Adresgegevens incorrect Adresgegevens op de factuur komt niet overeen met de factuurgegevens in de admin
Inschrijvingsnummer onbekend/ incorrect Het inschrijvingsnummer op de factuur ontbreekt of is niet bekend en komt niet overeen met het inschrijvingsnummer in de admin

Heeft u naar aanleiding van dit artikel nog vragen? Neem dan contact met ons op via datasupport@springest.nl.

Nog hulp nodig? Neem contact met ons op Neem contact met ons op